為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案工作的管理，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，有效地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)和積累檔案史料，特對(duì)機(jī)關(guān)的文書處理工作制定如下規(guī)定。

    一、社省委機(jī)關(guān)的公文是指社省委在工作、活動(dòng)中形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是社省委指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具。機(jī)關(guān)公文參照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的有關(guān)要求辦理。

 　二、收文登記  

    所有來信來件均由辦公室統(tǒng)一簽收，分別送各處室，由各處室的人員拆封和辦理收文登記，致省委會(huì)和辦公室的來信來件由辦公室機(jī)要秘書統(tǒng)一拆封并辦理收文登記。

    三、文件的批辦、分送和催辦

    文件登記后應(yīng)及時(shí)送辦公室主任提出擬辦、請(qǐng)辦意見，送領(lǐng)導(dǎo)批示。根據(jù)批示分送各有關(guān)處室簽收辦理。已辦完畢的文件，由機(jī)要秘書定期清退注銷。

    四、文件的傳閱

    凡需要傳閱的文件，須按領(lǐng)導(dǎo)批注的范圍送交有關(guān)處室領(lǐng)導(dǎo)閱讀，閱后簽名，并及時(shí)交還機(jī)要秘書。

    五、文件的借閱

    因工作需要查閱文件，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，用后隨即歸還注銷。

    六、發(fā)文

  　1．文件的擬稿：(1)符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定;(2)堅(jiān)持一文—事，內(nèi)容簡明扼要，文字簡煉；(3)正確使用公文種類；(4)注意文件格式，正確標(biāo)明文件標(biāo)題，寫明主送和抄送單位以及附件名稱；(5)擬稿時(shí)用統(tǒng)一規(guī)格稿紙，用碳素墨水或藍(lán)黑墨水?dāng)M稿，嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆、彩色筆擬稿；(6)擬稿要字跡端正，不得潦草，如勾改過多，須重新清稿，以保證存檔底稿整潔清晰。

    2．文件的簽發(fā)：文件擬好后，經(jīng)擬稿人簽名、處室負(fù)責(zé)人核稿簽名后送專職副主委簽發(fā)。凡發(fā)文均須在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以后，方能交收發(fā)人員進(jìn)行發(fā)文登記和編寫發(fā)文字號(hào)，文稿打印好，經(jīng)承辦人核對(duì)無誤后，方可蓋章發(fā)出。底稿同正本二份留交存檔。

    七、印章的使用

    印章須專人保管，確保安全，使用時(shí)要按用印的要求，嚴(yán)格審批手續(xù)。凡發(fā)出文件、信函的留存底稿或存根上，沒有分管領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)字樣不得蓋章。

    八、凡是辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)歸檔，做好平時(shí)分類存放。每年第一季度應(yīng)將上年文件材料立卷歸檔(各處室必退的文件要求每年清退兩次，上半年在七月份，下半年在次年二月份退清)。凡是本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的，經(jīng)過辦理完畢的，具有保存和參考價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件，會(huì)議記錄(包括圖表、照片、錄音、視頻材料)、紀(jì)要總結(jié)、匯報(bào)計(jì)劃、報(bào)表、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、大事記、人員編制、勞動(dòng)工資、干部任免及發(fā)展成員通知書存根、基層組織建立及其負(fù)責(zé)人任免、各期社訊、財(cái)會(huì)檔案等各部門的文件材料，均需及時(shí)歸檔。處室因工作需要可保存復(fù)印件。

    九、公文處理必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保密法》及有關(guān)保密法規(guī)，按密級(jí)規(guī)定定期清退銷毀。